แนวทางการว เคราะห ช องว าง (Gap Analysis) ด านการบร หารเทคโนโลย สารสนเทศ (IT Management) บางม มมอง ------------------------------------------------------------------- เมธา ส วรรณสาร การบร หารสารสนเทศ (ITM) ค ออะไร การบร หารจ ดการทร พยากรในองค กร โดย ในอด ตน นม งไปท การเง น การบ คคล และ ว สด แต ในป จจ บ นจ าเป นต องน าเอาทร พยากรด าน ข อม ลข าวสาร และ กระบวนการในการจ ดการ เข ามาร วมด วย ITM ค อว ธ การเพ อให แน ใจว าองค กรม กระบวนการส าหร บการบร หารข อม ลข าวสาร ใช ประโยชน ทร พยากร และข อม ลด าน เทคโนโลย เพ อรองร บและพ ฒนาธ รก จอย างได อย างเต มประส ทธ ภาพ IT Investment Management (ITIM) Budget & Planning Hardware Software & IT Services Acquisition Enterprise Architecture Human Capital IT Management (ITM) (Circular A-130) Information Security Records Management Operation And Maintenance Data Management Software Development Example ITM include creating an enterprise architecture, establishing metrics for IT functions, managing portfolios of projects, creating and maintaining a strategic IT plan, and setting up the organizational structure of an IT organization. ท มา : Forrester Research 1. ความเข าใจก บการว เคราะห ช องว างทางด านการบร หารสารสนเทศ การท า GAP Analysis จ ดท าข นเพ อรายงานสร ปสถานะขององค กรท เน นธ รก จท เก ยวข องก บก จรรมและการ ให บร การทางด านการเง นในป จจ บ นว าในทางปฏ บ ต ท เป นอย จร ง ย งม ก จกรรมหร องานใดท อาจเป นช องว างหร อเป นส วนท ย งไม ม เม อเท ยบก บมาตรฐานท พ งปฏ บ ต ท ด ซ งอาจจะเร ยกเป น Best Practice โดยหน วยงานก าก บ หร อมาตรฐานสากลท ก าหนด โดยองค กรและหน วยงานก าก บอาจคาดหว งผลเพ อบรรล เป าหมายท ก าหนด เป นการประเม นอย างเป นอ สระโดย บ คคลภายนอก หร อสายงานอ นท ไม ใช เป นผ ปฏ บ ต งาน หร ออาจใช ว ธ การท เร ยกว า CSA (Control Self Assessment) ท ปฏ บ ต โดยหน วยงานภายในองค กรน น ๆ เอง ท งน ผลการว เคราะห ช องว าง (Gap Analysis) จะน ามาเพ อท าแผนด าเน นการ (Action Plan) เพ อลดช องว างท ม อย เพ อก าวส ระด บการบร หารท ด ข น 1
1.1. ค าอธ บายความหมายของส ญล กษณ ท ใช ว เคราะห ช องว าง ในการสร ปผลการว เคราะห รายงานช องว างตามเกณฑ ของหน วยงานก าก บภาคร ฐฯ ซ งอาจจะม แนวทางใน การก าก บแตกต างก นไปน น ในการท า Gap Analysis ให ย ดหล กหร อเกณฑ ปฏ บ ต ในการก าก บของหน วยงานภาคร ฐฯ หร อ หน วยงานน น ๆ เป นเกณฑ และในกรณ ท ใช มาตรฐานสากลเป นหล กในเร องท เก ยวข อง ก ต องย ดแนวทางในการ เปร ยบเท ยบการปฏ บ ต จร ง ขององค กรน น ๆ ก บเกณฑ มาตรฐานสากล ซ งอาจจะจ ดท าโดยท มงานท เก ยวข องหร อร วม ประช มก นในกล มงานท เก ยวข องหล งจากท ได ประช มกล มฯ เพ อให การส อสารก นได อย างช ดเจน ก จะน าช องว างด งกล าวมา จ ดท า Action Plan เพ อลดช องว างในการก าวไปส Best Practice หร อมาตรฐานในการก าก บท เก ยวข อง ซ งอาจจะใช ว ธ การ ได หลากหลาย การน าเสนอในท น จ งเป นการน าเสนอในร ปแบบเพ อให เข าใจโดยง าย ณ ท น การท า Gap Analysis จะใช แนวทางตามเกณฑ การประเม นของภาคร ฐฯ เป นบรรท ดฐาน เพ อการเปร ยบเท ยบก บการปฏ บ ต จร ง โดยม ค าอธ บายด งน 1. เกณฑ การประเม นภาคร ฐ ค อรายการ หร อ ห วข องานท ทางกระทรวงต นส งก ดจะใช ในการ ประเม น ซ งจะเปล ยนแปลงท กป ตามความคาดหว งของต นส งก ด 2. การปฏ บ ต หมายถ ง ในเกณฑ การประเม นหร อเปร ยบเท ยบก บมาตรฐาน หร อ Best Practice ห วข อน น ทางองค กรได ปฏ บ ต หร อไม และม ความพ งพอใจหร อไม หร อม ข อท ควรอาจปร บปร งแก ไขอ นใดได อ ก เป นต น ก. ส ญล กษณ เป นการปฏ บ ต อย างสมบ รณ หมายถ ง ค าช แจงของคณะท างานขององค กร ว าได ด าเน นการโครงการตามเกณฑ ภาคร ฐฯ อย างครบถ วนและองค กรม เอกสารพร อมท จะย นย นและช แจงเม อต องการ อย างไรก ด ค ณภาพและการปฏ บ ต จร ง รวมท งผลงานท ได ร บข นก บความถ กต อง ความครบถ วน ความสมบ รณ ความสามารถในการใช งานได ในเวลาตามท ต องการของผ ท เก ยวข อง ข. ส ญล กษณ เป นการปฏ บ ต บางส วน หมายถ ง ค าช แจงของคณะท างานขององค กร ว าได ด าเน นการตามเกณฑ ของภาคร ฐฯ ได เพ ยงบางส วน และม เอกสารแสดงสถานะของโครงการ อย างไรก ด ค ณภาพและการ ปฏ บ ต จร ง รวมท งผลงานท ได ร บข นก บความถ กต อง ความครบถ วน ความสมบ รณ ความสามารถในการใช งานได ในเวลา ตามท ต องการของผ ท เก ยวข อง 3. ความค ดเห นท ประช ม หมายถ ง ข อสร ปในเบ องต นท ได หาร อก นภายในการประช มระหว าง คณะท างานขององค กรและผ ท เก ยวข องก บโครงการหร อแผนงานเพ อท จะลดช องว าง (Gap) ต อไป 4. ข อส งเกตและข อเสนอแนะเบ องต นจากหน วยงานประเม นและ/หร อหน วยงานก าก บภาคร ฐฯ หมายถ ง ข อส งเกต และ ค าแนะน าจากหน วยงานประเม นและ/หร อหน วยงานก าก บภาคร ฐฯ ในเบ องต น 5. Action Plan หมายถ ง แผนการด าเน นงานท จ าเป นต องปฏ บ ต เพ อให เป นไปตามการประเม นตาม เกณฑ ของภาคร ฐฯ เพ อยกระด บกระบวนการจ ดการท ด ก. หมายถ ง ต องการท าแผนการด าเน นงานเพ อให สามารถก าหนดผ ร บผ ดชอบได และ ระยะเวลาในการปฏ บ ต ได อย างสมเหต สมผล ข. ไม ต องการท าแผนการด าเน นงานเพราะท ประช มม ข อสร ปว าได ด าเน นการแล ว หร อ เป นแผนท ด าเน นงานต อเน องจากป ก อนหน าน หมายเหต หมายถ ง ค าอธ บายเพ มเต ม เพ อให เก ดความช ดเจน 2
2. การพ จารณาช องว างเพ อยกระด บมาตรฐานตาม Best Practice หร อตามเกณฑ การประเม นภาคร ฐ ต อไปน เป นการพ จารณา Gap Analysis โดยใช มาตรฐานเกณฑ การประเม นผลการด าเน นงานภาคร ฐฯ โดยเน น ด านการบร หารจ ดการสารสนเทศ ประจ าป บ ญช 2550 เพ ยงบางม มมองด งต อไปน 1. การพ จารณาแผนแม บททางด านเทคโนโลย สารสนเทศ (IT Master Plan) 1.1. การด าเน นการเพ อตอบสนองนโยบายท ส าค ญ 1.2. องค ประกอบหร อรายละเอ ยดแผนปฏ บ ต การ 2. การบร หารจ ดการสารสนเทศ 2.1. ระบบสารสนเทศท สน บสน นการบร หารจ ดการ ความครบถ วนและเหมาะสมของระบบ EIS/MIS ก บการด าเน นงานขององค กร การน าข อม ลจากระบบสารสนเทศไปใช จร งของผ บร หาร การน าระบบสารสนเทศมาช วยในการต ดตามเป าหมายท งระด บองค กรและระด บฝ าย ความท นกาลของข อม ล 2.2. ระบบสารสนเทศท สน บสน นการบร หารความเส ยง ระบบการจ ดเก บข อม ลตามความเส ยงท ได ม การระบ ภายในองค กร ร ปแบบและการแสดงผลท ช ดเจนของระบบ Early Warning 2.3. ระบบสารสนเทศท สน บสน นการควบค มและการตรวจสอบภายใน ความครอบคล มในการด าเน นการตรวจสอบระบบสารสนเทศภายในองค กร การแก ไขป ญหาท พบภายในระบบสารสนเทศ การน าระบบสารสนเทศเข ามาช วยแก ไขป ญหาท พบภายในองค กรท งทางด านการเง น และ การด าเน นงาน 2.4. ระบบสารสนเทศท สน บสน นการบร หารทร พยากรบ คคล ความสามารถในการรวบรวมและค นหา Competency ของบ คลากรภายในองค กร การอบรมความร ด าน ICT และการน ามาใช ประโยชน ของผ บร หารระด บส งในการผล กด น องค กรอย างเป นร ปธรรม การอบรมความร ด าน ICT ในระด บ USER และการน ามาใช ประโยชน อย างเต มท 2.5. ระบบสารสนเทศท สน บสน นการด าเน นงานตามพระราชกฤษฎ กาว าด วยหล กเกณฑ และว ธ การ บร หารก จการบ านเม องท ด พ.ศ. 2546 และนโยบายต าง ๆ การลดระยะเวลาการให บร การท งผ ใช บร การภายในและภายนอกโดยเห นผลอย างช ดเจน ผ ใช บร การม ระด บความพ งพอใจท ด 3
ช องทางการให บร การ Stakeholder อย างเหมาะสม และสะดวก ม การอ านวยความสะดวกแก ผ ใช บร การเพ อลดเอกสารการต ดต อ การให บร การ One Stop Service และการร วมให บร การก บหน วยงานอ น ระบบ Back Office ท Share ข อม ลท งภายในและภายนอกอย างเหมาะสม การตอบสนองต อนโยบายอ น ๆ ท จ าเป นต องน าระบบสารสนเทศเข าช วยด าเน นการเพ อให บรรล ตามนโยบาย 2.6. ระบบสารสนเทศท ตอบสนองต อความต องการภายในและภายนอกองค กร การน าระบบสารสนเทศเพ อช วยลดต นท นอย างเป นร ปธรรมและผลกระทบท เก ดข นจาก การน าระบบสารสนเทศมาใช การน าระบบเพ อช วยในการส อสารภายในองค กรและความสามารถใน การเผยแพร ข าวสาร เฉพาะกล ม การจ ดท าช องทางเพ อช วยในการให บ คคลภายนอกร บทราบข าวสาร อย างสะดวก การน าระบบ e-learning มาใช และ การแบ งป นความร ภายในองค กร ค ณภาพของ Website ต วอย าง ผลการประเม นการบร หารจ ดการสารสนเทศขององค กร ป 2550 (เพ อน ามาเป นป จจ ยส วนหน งในการพ จารณาและปร บปร งการท า Gap Analysis) ส วนท 1 แผนแม บทสารสนเทศ 1. ขาดรายละเอ ยดท ช ดเจนของโครงการ/ แผนงานด านการตรวจสอบภายใน และแผนสน บสน นการ ด าเน นงานด านการบร หารความเส ยง 2. ขาดการระบ ถ งรายละเอ ยดการประหย ดค าใช จ ายหร อลดระยะเวลาในการด าเน นงานหล งจากม การ น า ICT มาช วยด าเน นการ 3. ควรม การทบทวนแผนแม บทสารสนเทศท กป เพ อให เหมาะสมก บสภาพแวดล อม และเทคโนโลย ของ องค กรท ม การเปล ยนแปลงอย างต อเน อง 4. ต วช ว ดผลการด าเน นงานของแผนงาน ควรระบ เป าหมายท เป นร ปธรรม และสะท อนถ งผลล พธ การ ด าเน นงานของแผนปฏ บ ต การท ต องการได ส วนท 2 การบร หารจ ดการสารสนเทศ 1. ระบบ MIS และ EIS ย งไม ได แยกก นช ดเจน การเข าถ งข อม ลข นก บต าแหน งของผ บร หาร 2. ย งไม ม ระบบสารสนเทศ (Software) ท ใช ว เคราะห จ ดล าด บความร นแรงและโอกาสท เก ดในแต ละ ความเส ยง แต อย ระหว างการจ ดท าระบบ Early Warning 3. ม การด าเน นงานด าน Computer Audit แต ย งไม ครอบคล มท กด าน 4. ระบบ Competency ของบ คลากรอย ระหว างด าเน นการ ซ งสามารถเก บข อม ลด าน Competency ของบ คลากรบางต าแหน ง แต ย งไม สามารถค นหาบ คลากรตาม Competency ท ต องการได 4
5. การสน บสน นการยกระด บความร ด าน ICT แก ผ บร หารระด บส ง รวมถ งบ คลากรระด บปฏ บ ต การ ในองค กร ม การต ดตามประเม นผลหล งการฝ กอบรมในแต ละหล กส ตร แต ขาดการระบ ถ งการประเม นการใช ประโยชน หล ง การฝ กอบรมของ USER 6. ม การน าระบบสารสนเทศเพ อสน บสน นให เป นองค กรแห งการเร ยนร แต ย งไม ม หล กส ตรบ งค บ ต วอย าง ข อส งเกตของหน วยงานประเม นและ/หร อหน วยงานก าก บภาคร ฐฯ ด านการบร หารจ ดการสารสนเทศ ป 2550 1. องค กรควรม การทบทวนแผนแม บทสารสนเทศท กป เพ อให เหมาะสมก บสภาพแวดล อม และ เทคโนโลย ท ม การเปล ยนแปลงอย างต อเน อง 2. องค กรควรเร งพ ฒนาระบบ MIS EIS และระบบงานอ น ๆ เช น ระบบ ICT สน บสน นการบร หาร ความเส ยง, Competency เป นต น เพ อช วยสน บสน นการด าเน นงานอย างม ประส ทธ ภาพมากย งข น 3. องค กรควรม การส ารวจความพ งพอใจของผ ใช บร การท งภายในและภายนอก รวมถ งการ ประเม นผลความส าเร จในเช งปร มาณหร อความค มค า จากการน าระบบสารสนเทศมาช วยเพ มประส ทธ ภาพการด าเน นงาน ขององค กร ต วอย าง การใช งาน IT Management เพ อบรรล เป าหมายองค กร Mission of Department of the Interior Execute P A R T N E R S H I P S Resource Protection Recreation Resource Use Serving Communities M A N A G E M E N T Execute (Strategies & Performance) S C I E N C E Mission EA Human Capital & PM Security Plan Evaluate egov (Target: Effective) Mission-Aligned Business ITIM A-130 Records Plan (Goals & Strategies) Acquisition Data Software O&M Evaluate (Accountability) Measure Goal Preformance (Evaluate Strategies) A-130 (Target: Good Information Management Practices) 5
ท มา: US Department of Interior การสร างความเข าใจในภาพโดยรวมของการท า Gap Analysis 1. สร างความเข าในในภาพโดยรวมของการท า Gap Analysis 2. อธ บายว ตถ ประสงค การท า Gap Analysis 3. อธ บายว ธ การ และข นตอนในการด าเน นการ 4. การน า Gap Analysis ไปใช ในการวางกลย ทธ และแผนการด าเน นงานในม มมองต าง ๆ ตามหล ก Balanced Scorecard 5. การป ด Gap โดยจ ดท าแผนการด าเน นงาน (Action Plan) ท ช ดเจน เป นร ปธรรม เช น ใช ร ปแบบ ของ Gantt Chart โดยก าหนดกระบวนการด าเน นงาน ระยะเวลาในการด าเน นงาน ผ ร บผ ดชอบ และ KPI ท ช ดเจน เป นต น 6